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Comunicación Funcional en los Negocios

La comunicación es vital en el mundo de los negocios.

Empresarios o comerciantes todos lo días deben perfeccionar esta herramienta ya que son las ruedas del mundo de los negocios. Los mensajes contenidos en un email, una carta o cualquier forma escrita tienen como fin su lectura y comprensión por el receptor, destinatario o lector. Pero para que este mensaje funcione o cumpla las expectativas del emisor, creador o redactor, deben aplicarse algunos principios.

En el mundo de los negocios, el sistema informativo basado en la comunicación estricta tiene sus propios principios aplicables a toda la actividad comercial, industrial y empresarial.

El hombre de negocios necesita cada día necesita mas perfeccionar sus herramientas de comunicación para poder transmitir sus ideas, pensamientos, intereses, a sus socios, empleados, clientes, consumidores y público en general., de forma eficaz y efectiva.

Por estos motivos a continuación brindamos una seria de recomendaciones o principios para redactar cartas de negocios que puedan servir de guía para el empresario o comerciante que trabaja por su cuenta, al ejecutivo competente o el que se inicia o quiere tener éxito en el mundo de los negocios.

Antes de redactar cualquier carta. (Planteamiento Previo: Finalidad del mensaje)

Obtención de datos:

  1. ¿Que es lo que se quiere, Por qué y Cómo?
  2. ¿Cual es el objeto del mensaje? ¿Información Positiva, Persuasión o negativa
  3. ¿Quien es el lector? ¿Que sabe usted de el? ¿Cuál va a ser su reacción? ¿Cuál es su punto de vista? ¿Cuánto sabe sobre el asunto?
  4. ¿Cuál es la ventaja de dejarse persuadir? ¿Compensación placentera y duradera o dentro de un largo plazo? Anticipar la ventaja o una futura experiencia agradable para obtener la atención y una reacción positiva del lector.
  5. Informarnos previamente sobre el negocio a que se dedica, la posición que ocupa, producir la sensación de realización, apelar a los elogios, promesas, prestigio, halagar su vanidad y orgullo.
  6. El grupo móvil hacia arriba: mañana va a ser mejor que el actual, grupo estable y permanente: mañana tiene que ser el duplicado del hoy.
  7. ¿Qué piensa el lector del autor? Proporcionar pruebas o claves de credibilidad, intenciones y afiliaciones.
  8. ¿Cuál es el medio ambiente en que vive? (Amigos, Familia, Negocios) El mensaje debe brindar esperanzas, alientos y perspectivas, que se adapte a la personalidad del lector.
  9. Destacar el prestigio de la fuente proporciona a la afirmación del valor, del cual el lector deduce su significado e importancia. (Autoridad del Comunicante)
  10. Madurez del lector: hay que evitar cargar de emocionalismo al mensaje para que el lector intelectualmente maduro no se ofenda. Convencer a base de argumentaciones y razonamientos lógicos a los dotados de alto índice intelectual, los menos pueden dejarse influir con motivos emocionales (Persuasión)
  11. Atender al sexo del lector.
  12. Tomar en cuenta la actitud negativa y de resistencia al imponer nuestro mensaje.
  13. Considerar el tiempo del mensaje.
  14. Visualizar al lector, ponerse en su lugar.
  15. Las cartas escritas para todos casi nunca inspiran interés a nadie.
  16. Los mensajes negativos cambiarlos por palabras positivas.

Te recomiendo leas La comunicación escrita del hombre de negocios que complementa esta guía.