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La comunicación escrita del hombre de negocios

El hombre de negocios de hoy en día, dispone de mucha más información que los de antes, por lo tanto, cada día debe conocer más los principios y técnicas para que sus mensajes, compitiendo con los demás, lleguen a sus destinatarios de forma eficaz y eficiente para el negocio.

Aquí exponemos algunas recomendaciones estéticas para la comunicación escrita que pueden significar dinero para la empresa o para el hombre de negocios, ya que es una herramienta imprescindible para las relaciones humanas.

Aspecto exterior de cualquier carta.

  1. Procurar satisfacción del lector en el primer momento.
  2. Tiempo y Atención que le resta al lector.
  3. Revestirlo de novedad.
  4. No imposición al lector.
  5. Psicología del color.
  6. Buen gusto en el membrete (no llamativo y moderno)
  7. Tamaño carta, papel de calidad.
  8. Impresión atractiva y pulcra.
  9. Sencillez y ahorro de tiempo.
  10. Escribir correctamente el nombre y dirección del destinatario, como si lo conociera, debe comprobarse siempre con cuidado.
  11. Orden: Titulo de Cortesía con nombre y titulo del destinatario. Dirección: (2 espacios). Saludo: debe marcar el ritmo y el tono de toda la carta.
  12. Terminar la carta en armonía con el saludo.
  13. Las adiciones a la terminación deben constar solo en unas cuantas palabras.
  14. Nombre del que firma que se pueda identificar sin dificultad con el titulo que le preceda.
  15. Si no se conoce el nombre del destinatario se puede intercalar una línea de “atención” para el puesto que ocupa en la compañía, en dos (2) líneas más abajo de la dirección interior.
  16. Las posdata (P.D. o P.S) para expresar ideas importantes con relación a la carta, van dos (2) líneas mas debajo de la firma. La carta debe ser planeada, por lo tanto, evitar declarar algo que se olvido.

Legibilidad de estilo de cualquier carta.

  1. Debe pasar inadvertida por la claridad del mensaje.
  2. Prescindir de los detalles superficiales y expresar la esencia medular de los propios mensajes.
  3. Debe reflejar sinceridad, tacto, originalidad, ser concisas, interesantes, fáciles de leer y comprensibles, enérgicas espontáneas, fluidas, cálidas y amistosas.
  4. Deben representar la mayor economía posible de tiempo y atención para el lector.
  5. Evitar que el lector se sienta reprendido, avergonzado o comprometido.
  6. Claridad de estilo debe ser igual a claridad de idea.
  7. Organizar el material que se quiere comunicar, escoger las palabras debidas y construir cuidadosamente las frases o expresiones.
  8. Los puntos de interés colocarlos en posiciones destacadas, el comienzo y el fin de cada párrafo son los lugares mas a propósito para esto. (Posiciones destacadas)
  9. Lo subrayado que puede ser la frase entera debe eliminarse.
  10. Suprimir la frase y sustituirla por una sola palabra (un gran número y muchos).
  11. Los pleonasmos o redundancias demuestran descuido y negligencia. (circunloquios) (dar la debida consideración y considerar).
  12. No calificar las palabras que no lo necesitan. (la estación de invierno)
  13. Evitar alternativas aparentes que en realidad son sinónimos (el fin de este informe o documento).
  14. Evitar la repetición de las palabras sustituyéndolas por pronombres o adjetivos. (los grupos estarán integrados por 20 casas. Estas casas serán distribuidas de forma distinta a las otras casas.
  15. Evitar el uso de palabras que causen molestias o susceptibilidades. (entiende? Le exigiré)
  16. Evitar palabras con paliativos (no entendemos por que se negó a pagar).
  17. No emplee un verbo expresivo para declarar una idea negativa o pobre. (No se llevó a cabo la cancelación de facturas, no se cancelaron las facturas).
  18. Evitar palabras eruditas, pedantes y abstractas y usar la más sencilla, conocida y concreta.
  19. Poner cuidado a la longitud de la frase. Con las sentencias simples, las ideas fluyen suave y rápidamente. Pero frases cortas y secas producen un texto entre cortado. Las frases deben tener una longitud heterogénea para no aburrir ni fatigar al lector.
  20. Se recomienda una idea por sentencia, simplificar la puntuación, no abusar de las conjunciones “yo”, evitar el exceso de proposiciones (para, entre), suprimir las listas largas, emplear voz activa con preferencia a la pasiva.